Zaplanowanie konferencji na większą ilość osób jest dużym wyzwaniem logistycznym i wymaga odpowiedniego doświadczenia. Osobom postronnym może się to wydawać bardzo łatwe i szybkie, jednak w rzeczywistości wcale tak nie jest. Do dopilnowania jest mnóstwo mniej i bardziej ważnych spraw, z których każda ma ogromne znaczenie do tego, żeby wszystko się udało. Czasami wystarczy jedna organizacyjna wpadka, żeby pozostawić niezadowolenie i niesmak uczestników biorących udział w wydarzeniu. Dlatego też za organizowanie konferencji powinny się zabierać osoby dysponujące odpowiednim doświadczenie, i warto się wziąć za to odpowiednio wcześnie, żeby ze wszystkim zdążyć. Tak naprawdę organizację konferencji powinno się rozpocząć od znalezienia odpowiedniego miejsca. W dużych miastach nie powinno być z tym problemów, sale konferencyjne Katowice są dostępne w praktycznie każdym hotelu, jak również jako oddzielne obiekty przeznaczone tylko i wyłącznie na obsługę tego typu imprez. Podstawową sprawą przy wyborze sali na konferencję jest określenie, jaki będzie ona miała charakter. Zupełnie czego innego będzie bowiem wymagać dwugodzinne spotkanie z klientami, a czego innego całodniowy panel z gośćmi z całego kraju. W takim przypadku trzeba zadbać o to, żeby sale konferencyjne w Krakowie posiadały odpowiednie zaplecze gastronomiczne i hotelowe, bardzo dobrym rozwiązaniem w takich przypadkach są na przykład kompleksy hotelowe, w których to wszystko jest dostępne. Duże znaczenie ma zaplecze techniczne, jakim dysponuje taka sala. Podstawą jest oczywiście sprzęt nagłaśniający i multimedialny, umożliwiający przeprowadzenie pokazów i prezentacji. Coraz bardziej pożądany jest także dostęp do internetu bezprzewodowego, obecnie większość uczestników korzysta z urządzeń mobilnych i tego będzie potrzebować. Przy nieco dłuższej konferencji warto też sprawdzić komfort krzeseł, wbrew pozorom przy kilkunastu godzinach siedzenia będzie to miało naprawdę bardzo duże znaczenie dla wszystkich uczestników.
